Le service de l’état civil de la commune de Kherrata a connu ces dernières années, une grande transformation que ce soit dans l’organisation ou la gestion du personnel, les chaînes d’auparavant ont carrément disparu des différents guichets et l’organisation intérieure est au top.
Entretien réalisé par : Smaïl Chenouf
Le délégué spécial de la commune de Kherrata, M. Said Hamamine évoque ici l’opération d’Informatisation du service de l’état civil
La Dépêche de Kabylie : M. Hamamine en tant que délégué spécial au niveau de l’Annexe communale du service de l’état civil de Kherrata, comment l’idée est venue l’idée de l’informatisation ?
Hamamine Saïd : Cette idée, je l’ai eu en tête bien avant que je ne sois à l’APC en raison des divers problèmes auxquels sont confrontés les citoyens au niveau du service de l’état civil. Cette situation est due au manque de considération et d’intérêt accordés à ce dernier, l’existence d’un seul hôpital situé au chef-lieu communal puisque la majorité de naissances de dix communes limitrophes sont enregistrées au niveau de ce service. Aussi, et malgré le découpage administratif effectué en 1985, les registres de l’état civil concernant les communes de Draâ El-Kaïd et Oued El-Bared sont toujours au niveau du service de l’état civil de la commune mère (Kherrata). De ce fait, notre service occupe la deuxième place en ce qui concerne le nombre d’inscrits soit 151 887 actes.
A signaler qu’on reçoit chaque jour, 1000 jusqu’à 2000 demandes d’actes de naissance N°12, particulièrement lors de la rentrée scolaire. Cette situation m’a poussé à opérer ces transformations après étude de toutes les anomalies.
Comment avez-vous fait pour procéder à toutes ces transformations ?
Nous avons procédé à plusieurs démarches tendant à changer cette situation désastreuse. J’en profite de cette occasion pour vous citer quelques-unes :
Nous avons procédé à la formation et à l’encadrement du personnel du service de l’état civil à l’effet de promouvoir et de développer la qualité des services et l’amélioration des conditions d’accueil des citoyens.
Nous avons préparé un plan organisationnel selon les normes internationales en installant un système informatique équipé d’une technique du jeton électronique. Tout cela est effectué pour mettre fin à l’anarchie et aux bousculades qui régnaient auparavant.
La prise en charge de l’opération de préparation des différents documents de l’état civil lors de la rentrée scolaire se passe en étroite collaboration avec les établissements scolaires qui préparent les listes nominatives des élèves scolarisés et les envoient au service. Une fois ficelés, le service transmet ces listes par pli porté à toutes ces institutions éducatives sans le déplacement des parents d’élèves.
Même chose pour les élèves bacheliers qui reçoivent tous leurs documents relatifs aux inscriptions universitaires au niveau de la salle de spectacles de la mairie dans une organisation sans faille est cela depuis 2008. Aussi, un bureau spécial a été crée en vue de prendre en charge les dossiers relatifs à la correction de toutes les fautes constatées sur les différents documents. Nous avons organisé des portes ouvertes sur le service de l’état civil et ce, pour la première fois dans l’histoire de la commune.
– Nous avons officiellement introduit le système informatique en informatisant 28 documents de l’etat civil en deux langues ( arabe et français ) à travers 10 guichets aménagés à cet effet.
– La création d’un bureau réservé à l’étude des demandes de délivrance des différents documents. Ce bureau est crée dans le but de faciliter la tâche à ceux qui ne peuvent pas se déplacer pour une raison ou une autre. Ces documents leurs seront transmis par courrier simple en attendant l’introduction d’un site Internet.
Quelles sont les raisons de l’informatisation du service de l’état civil ?
Les vraies raisons qui nous ont poussé à informatiser ce service est de régler lesaffaires des citoyens dans un temps court et l’éradication à jamais des chaînes qui se formaient auparavant et la lutte contre la bureaucratie. Aussi, nous avons opté pour ce système pour mettre fin aux fautes commises par les agents lors de l’écriture manuelle.
Avec cette méthode, nous comptons protéger les différents registres contre l’utilisation excessive et du laisser-aller.
Tout cela va nous aider dans la réussite du projet biométrique en cours.
La plupart des services de l’état civil à travers le pays connaissent ces derniers jours, des vagues de protestation, qu’en est-il au juste ?
Les causes de ce mécontentement sont dues en premier dans la demande exagérée des documents de l’état civil de la part des différentes institutions de l’Etat tel que le renouvellement chaque année des extraits de naissances des élèves scolarisés (tout cycles confondus), la demande du certificat de vie et autres documents jugés non indispensables. L’autre point influant sur la bonne marche du service et le laisser-aller et le peu de considération accordé à ce dernier par rapport à d’autres. D’ailleurs, plusieurs services de l’état civil à travers le pays sont assurés par des agents du Filet social.
Quelles sont les solutions préconisées pour l’amélioration des prestations au niveau de l’état civil ?
Tout d’abord, il faut accélérer la procédure de rendement tendant à améliorer la situation de l’état civil d’une manière globale et définitive en associant la base et les experts dans le domaine, en vue d’étudier tous les cas, particulièrement, la révision de l’ordonnance n° 70/20, datée du 20/02/1970. Aussi, il faut prendre des dispositions spéciales concernant le déplacement des registres relatifs aux différents actes de l’état civil de la commune mère vers les communes créées suite au découpage administratif de 1985.
D’autre mesures tendant à alléger la procédure de délivrance de documents administratifs sont plus que nécessaires.
Quels sont les obstacles entravant le bon fonctionnement du service ?
Nous avons hérité d’une situation catastrophique due aux milliers de fautes constatées au niveau des registres de l’état civil. Ce constat amère nous a fait perdre beaucoup de temps notamment lors de l’introduction des démarches biométriques. L’autre point noir qui nous a vraiment découragé est l’indisponibilité des extraits de naissance N°12 et l’extrait de naissance N°12,S relatifs à la délivrance de la carte d’identité et de passeports biométriques. Cela, a beaucoup pénalisé les citoyens qui ne cessent de les réclamer auprès de nos services mais en vain. Pour cela, nous exhortons les autorités compétentes d’intervenir en urgence en vue de trouver une issue heureuse à ce problème qui n’a que trop durer.
Quel est votre avis sur le projet « Biométrie » ?
Sincèrement, c’est un pas en avant entrant dans le cadre de la conformité de la législation locale avec les lois internationales. Mais à mon avis, la garantie du succès de ce projet dépend de la politique adoptée dans le redressement du service de l’état civil qui est la base essentielle dans la réussite de ce projet.
Quels sont vos futurs projets ?
En premier lieu, l’ouverture prochaine d’une annexe administrative au niveau de la cité nouvelle (E. P. L. F) dont les travaux sont complètement achevés. Aussi, nous comptons réaliser trois autres annexes à travers les grandes agglomérations. Cela, dans le but de faire rapprocher l’administré de l’administration et faire diminuer la pression sur le service de l’état civil central. Nous sommes entrain de préparer un projet pour la création d’un site Internet relatif à ce dernier. Notre but est de faciliter la tâche à des milliers d’Algériens vivant à l’étranger afin de leur permettre la délivrance de leurs documents administratifs via l’Internet.
Il parait que vous avez eu beaucoup de sollicitations pour l’introduction de ce système au sein d’autres communes…
Effectivement, j’avais l’honneur de recevoir plus de trente (30) présidents d’A. P. C, du chef de la daïra du D. R. A. G de la wilaya de Béjaïa, du P/A. P. W ainsi que de l’inspecteur général de la wilaya et dernièrement du wali de Béjaïa qui a été ébloui par les prestations fournies et le service bien fait. Je tiens à vous signaler que pas mal de médias de la presse écrite et de l’audiovisuel ont fait le déplacement et ont préparé des reportages dans ce sens.
S. C.